Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Unidad Médica Central IPS S.A.S., identificada con NIT 832.004.754-1, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta y administra en desarrollo de la prestación de servicios de salud y de sus relaciones laborales, contractuales, comerciales, societarias e institucionales.

Sede principal: Calle 5 # 6-51, Villeta, Cundinamarca.
Sede de odontología: Calle 5 # 7-34, Villeta, Cundinamarca.
Teléfonos sede principal: (601) 919 5001 y 323 211 0463.
Teléfono sede de odontología: 311 441 9472.
Correo para consultas y reclamos de datos personales: umcvilleta@umcentralips.com.co.
Sitio web: https://unidadmedicacentral.com/

Las solicitudes relacionadas con protección de datos serán coordinadas por el área administrativa o por la dependencia que UMC designe formalmente para esta función, sin perjuicio de la participación de Atención al Usuario, Gestión Documental, Seguridad de la Información y las áreas asistenciales cuando corresponda.

Establecer las reglas para recolectar, almacenar, organizar, consultar, usar, actualizar, circular, transmitir, transferir, conservar, suprimir y proteger los datos personales tratados por UMC, garantizando los derechos de los titulares y el cumplimiento de la legislación colombiana aplicable.

Esta política se aplica a todas las bases de datos y archivos físicos o digitales bajo responsabilidad de UMC y a todas las personas que actúen en su nombre, incluidas personas trabajadoras, profesionales, contratistas, proveedores y encargados del tratamiento.

Comprende datos de pacientes y usuarios, representantes y cuidadores, niños, niñas y adolescentes, trabajadores y candidatos, profesionales y contratistas, proveedores, accionistas, visitantes, participantes en actividades institucionales y personas que utilizan el sitio web, formularios, líneas telefónicas u otros canales de UMC.

La política se fundamenta, entre otras disposiciones aplicables, en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1074 de 2015 y las normas que lo modifiquen; la Ley 23 de 1981; la Resolución 1995 de 1999; la Resolución 839 de 2017; la Ley 2015 de 2020; y las reglas sectoriales sobre historia clínica, reserva, seguridad de la información y prestación de servicios de salud.

Las referencias normativas se entienden incorporadas con sus modificaciones, adiciones o sustituciones. UMC actualizará esta política cuando exista un cambio legal o institucional sustancial.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento, salvo las excepciones legales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato privado: información de naturaleza íntima o reservada.
• Dato semiprivado: información que no es íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a un grupo o sector.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos, vida sexual, origen racial o étnico, convicciones y orientación política.
• Encargado: persona natural o jurídica que realiza tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable: persona que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento.
• Titular: persona natural a quien pertenecen los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que realice tratamiento por cuenta de UMC.

UMC aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad y responsabilidad demostrada.

Solo se solicitarán datos adecuados, pertinentes y necesarios para finalidades informadas. Los datos no públicos no estarán disponibles de forma masiva en Internet, salvo que exista autorización, obligación legal o un mecanismo que restrinja el acceso a personas autorizadas.

Los datos de salud, biométricos y demás datos sensibles recibirán protección reforzada. La respuesta a preguntas sobre datos sensibles es facultativa, salvo que la información sea necesaria para la atención en salud o exista una obligación legal.

UMC informará el carácter sensible de los datos, la finalidad y los derechos del titular. El acceso se limitará al personal y a los terceros autorizados que necesiten la información para cumplir sus funciones.

El tratamiento respetará el interés superior y los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes. Cuando se requiera autorización, será otorgada por su representante legal después de escuchar al menor cuando su madurez permita comprender el tratamiento, salvo las excepciones previstas en la ley.

Solo se tratarán los datos necesarios para la atención, protección y cumplimiento de obligaciones legales. No se usarán con fines comerciales incompatibles con su bienestar.

Cuando la autorización sea necesaria, UMC informará de manera clara:

• El tratamiento y la finalidad.
• El carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores.
• Los derechos del titular.
• La identidad, dirección y canales de UMC.

La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, por medios electrónicos o mediante una conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que fue otorgada. El silencio no constituye autorización. UMC conservará prueba de la autorización y del deber de información.

No se requerirá autorización en los casos previstos por la ley, incluidos requerimientos de autoridades competentes, datos públicos, urgencia médica o sanitaria y demás excepciones legales. La ausencia de autorización no elimina los deberes de seguridad, confidencialidad y finalidad.

El titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante UMC, cuando este requisito sea aplicable.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar o tratar la información, incluida la historia clínica durante los periodos obligatorios.

UMC deberá garantizar los derechos de los titulares; solicitar y conservar las autorizaciones cuando correspondan; mantener información veraz y actualizada; rectificar datos; tramitar consultas y reclamos; proteger la información; exigir confidencialidad a trabajadores y encargados; informar incidentes a la autoridad cuando corresponda; y cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y de las autoridades sectoriales competentes.

UMC podrá compartir datos con proveedores tecnológicos, laboratorios de referencia, prestadores, profesionales, empresas de archivo, mensajería, facturación, soporte, aseguradores y otros encargados necesarios para las finalidades informadas.

Los contratos deberán delimitar las instrucciones, finalidades, medidas de seguridad, confidencialidad, devolución o supresión y atención de incidentes. Los encargados no podrán usar los datos para fines propios no autorizados.

Las transferencias y transmisiones nacionales o internacionales se realizarán conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las reglas aplicables. Si el nuevo sitio utiliza alojamiento, analítica, correo u otros servicios que procesen datos fuera de Colombia, UMC deberá documentar el proveedor, la ubicación, el rol y las garantías aplicables antes de activarlo.

El sitio podrá utilizar cookies necesarias para seguridad, accesibilidad y funcionamiento. Las cookies de medición, contenido externo o publicidad se activarán conforme a la legislación aplicable y a las preferencias del usuario.

La política de cookies deberá identificar las tecnologías realmente instaladas, su finalidad, duración, proveedor y mecanismo para aceptar, rechazar o modificar preferencias no esenciales.

UMC adoptará medidas administrativas, humanas, físicas y técnicas proporcionales al tipo de dato y al riesgo, incluyendo control de accesos, autenticación, perfiles de usuario, copias de seguridad, registro de actividades, gestión de proveedores, confidencialidad, actualización de sistemas, eliminación segura y formación del personal.

Ninguna medida elimina totalmente el riesgo. Los incidentes serán documentados, contenidos, investigados y comunicados a los titulares y autoridades cuando la ley lo exija. Las personas vinculadas a UMC deberán reportar de inmediato cualquier pérdida, acceso indebido, envío equivocado, divulgación o sospecha de incidente.

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, probatorias y documentales.

La historia clínica se conservará por el periodo mínimo establecido en la regulación sanitaria vigente, actualmente quince (15) años contados desde la última atención: cinco (5) años en archivo de gestión y diez (10) años en archivo central, sin perjuicio de periodos especiales o conservación permanente cuando legalmente corresponda.

Los demás periodos deberán definirse en las tablas de retención, el inventario de bases de datos y los procedimientos internos. Cumplida la finalidad y el periodo aplicable, los datos serán eliminados, anonimizados o archivados de forma segura, salvo que exista una obligación de conservación.

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión cuando considere que el tratamiento desconoce la ley, los datos dejaron de ser necesarios o se cumplió la finalidad.

UMC podrá negar total o parcialmente la solicitud cuando exista una obligación legal o contractual, la información sea necesaria para la atención o defensa de derechos, o la eliminación afecte actuaciones administrativas o judiciales. La respuesta explicará la razón aplicable.

Los cambios sustanciales relacionados con identificación del responsable o finalidades deberán comunicarse oportunamente por el sitio web, correo, avisos en sede u otro medio adecuado. Cuando la modificación implique una nueva finalidad incompatible y la ley lo exija, UMC solicitará una nueva autorización.

El sitio publicará la versión vigente y su fecha de actualización. Las versiones anteriores se conservarán como evidencia documental sin presentarlas como vigentes.

La versión 02 entrará en vigencia cuando sea aprobada formalmente por Unidad Médica Central IPS S.A.S. y publicada en sus canales institucionales. Permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida.